Comment utiliser les SMS par IA pendant les appels et la boîte de réception SMS
Activez les SMS par IA pour la prospection et les appels entrants, envoyez des liens de réservation, capturez des e-mails par SMS et répondez à chaque conversation dans la boîte de réception SMS de Swashi.
- 1Activez votre numéro Swashi. Les SMS sont envoyés depuis le même numéro Swashi que vos appels, activez-le donc d'abord dans Prospection vocale.
- 2Ajoutez votre lien de réservation. Saisissez votre lien Calendly dans les Paramètres de la réceptionniste et cliquez sur Enregistrer.
- 3Activez les SMS pendant les appels de prospection. Mettez l'option SMS pendant les appels de prospection sur Activé pour que l'IA envoie des SMS aux prospects pendant et après les appels sortants.
- 4Activez les SMS pendant les appels entrants. Mettez l'option SMS pendant les appels entrants sur Activé pour que le réceptionniste envoie votre lien de réservation par SMS aux appelants.
- 5Ouvrez les SMS. Ouvrez les SMS dans Prospection vocale pour lire toutes les conversations de et vers votre numéro.
- 6Répondez ou démarrez un SMS. Choisissez une conversation et répondez, ou cliquez sur Nouveau SMS et saisissez un numéro avec son indicatif pays.
Swashi peut envoyer des SMS à vos prospects et appelants depuis votre propre numéro Swashi pendant et après les appels IA : il envoie votre lien de réservation et leur demande de répondre par SMS avec leur e-mail pour le capturer sans erreur. Chaque SMS envoyé et reçu arrive dans une boîte de réception unique, SMS, où vous pouvez répondre vous-même.
Avant de commencer
- Un numéro Swashi. Les SMS sont envoyés depuis le même numéro que vos appels. Sans numéro, vous verrez le message « Il vous faut un numéro Swashi pour envoyer des SMS — activez-en un dans Voice Outreach. ». Voir Prospection vocale.
- Crédits vocaux. Les SMS sont décomptés de vos crédits. Voir Crédits vocaux.
- Un lien de réservation. Ajoutez votre Lien Calendly dans les Paramètres de la réceptionniste pour que l'IA ait un lien à envoyer. Voir Réceptionniste IA.
SMS pendant les appels de prospection
Lorsque l'option SMS pendant les appels de prospection est sur Activé, l'IA envoie des SMS aux prospects pendant et après vos appels sortants avec :
- votre lien de réservation, et
- une demande de répondre par SMS avec leur e-mail.
Le paramètre affiche le tarif des SMS pour votre compte (chaque SMS jusqu'à 160 caractères, payé avec vos crédits vocaux).
SMS pendant les appels entrants
Lorsque l'option SMS pendant les appels entrants est sur Activé, la Réceptionniste IA envoie par SMS votre lien de réservation aux appelants et leur demande de répondre avec leur e-mail, afin de le capturer sans erreur.
Note:Mettre l'un des interrupteurs sur Désactivé n'arrête que l'IA. Vous pouvez toujours envoyer des SMS depuis la section SMS. Si les SMS par IA sont désactivés quelque part, la page SMS affiche « SMS par IA désactivés : » suivi de l'endroit concerné.
Cliquez sur Ouvrir les SMS → à côté d'un interrupteur pour accéder à vos conversations.
La boîte de réception SMS
La section SMS (identifiée par SMS) affiche tous les SMS envoyés et reçus par votre numéro Swashi : les réponses des appelants et des prospects, et ce que l'IA leur a envoyé. Votre numéro est affiché en haut sous Votre numéro SMS.
Lire une conversation
- Ouvrez la section SMS dans Prospection vocale.
- Utilisez Rechercher un nom, un numéro ou un message pour trouver quelqu'un.
- Cliquez sur une conversation. Celles marquées En attente de votre réponse requièrent votre attention.
Chaque message indique qui l'a envoyé :
| Étiquette | Envoyé par |
|---|---|
| Réceptionniste IA | La réceptionniste, lors d'un appel entrant |
| Prospection IA | L'IA, lors d'un appel sortant |
| Vous | Vous, depuis la boîte de réception SMS |
| Réponse automatique | Une réponse automatique |
| Swashi | Un message système |
Répondre
Écrivez dans le champ Écrire un SMS… et cliquez sur Envoyer, ou appuyez sur ⌘/Ctrl + Entrée. La réponse est envoyée depuis votre propre numéro Swashi, la réponse de la personne arrivera donc dans la même conversation. Le compteur indique combien de SMS un long message utilisera.
Démarrer un nouveau SMS
- Cliquez sur Nouveau SMS.
- Sous À, saisissez le numéro avec son indicatif pays, par exemple +1 pour les États-Unis.
- Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer.
SMS sur la page de la Réceptionniste IA
La page de la Réceptionniste IA a une section Messages entrants : les SMS que les appelants et prospects ont envoyés à votre numéro, les plus récents en premier, avec un compteur de messages en attente de réponse. Par exemple, l'e-mail envoyé par SMS par un appelant après un appel apparaît ici. Cliquez sur Tous les SMS dans Voice Outreach → pour voir la boîte de réception complète.
Astuce:Un e-mail reçu par SMS est orthographié exactement comme la personne l'a tapé, ce qui est plus fiable qu'un e-mail épelé lors d'un appel. Surveillez ces réponses après les journées d'appels chargées.
Où fonctionnent les SMS
L'envoi de SMS n'est pas disponible pour tous les pays. Si un pays n'est pas activé, Swashi affiche « L'envoi de SMS vers ce pays n'est pas activé. ». Pour les numéros qui ne peuvent pas recevoir de SMS, le message est « Ce numéro ne peut pas recevoir de SMS. ».
Dépannage
| Message | Que faire |
|---|---|
| Il vous faut un numéro Swashi pour envoyer des SMS — activez-en un dans Voice Outreach. | Activez un numéro dans Prospection vocale. |
| Crédits vocaux insuffisants | Rechargez dans Prospection vocale avec Acheter des crédits. |
| Cette personne a répondu STOP — elle ne peut pas recevoir de SMS | La personne s'est désinscrite. Ne lui envoyez plus de SMS. |
| L'envoi de SMS vers ce pays n'est pas activé | L'envoi de SMS vers ce pays n'est pas disponible. |
| Ce numéro ne peut pas recevoir de SMS | Vérifiez le numéro, ou contactez la personne d'une autre manière. |
| Le SMS n'a pas été envoyé | Réessayez. |
Prochaines étapes
Foire aux questions
Qu'est-ce que l'IA envoie par SMS ?+
Pendant et après un appel, l'IA envoie votre lien de réservation par SMS et demande à la personne de répondre avec son adresse e-mail. L'e-mail est ainsi capturé exactement, sans avoir à être épelé à voix haute.
Si je désactive les SMS par IA, puis-je quand même envoyer des SMS ?+
Oui. Désactiver l'option n'arrête que l'IA. Vous pouvez toujours envoyer vous-même des SMS depuis la section SMS.
Les SMS coûtent-ils des crédits ?+
Oui. Les SMS sont décomptés de vos crédits vocaux, par tranche de 160 caractères. Le tarif exact pour votre compte, et si les SMS reçus sont facturés, est indiqué dans votre portefeuille de Prospection vocale.
Puis-je envoyer des SMS vers n'importe quel pays ?+
Pas tous. Si un pays n'est pas activé pour les SMS, Swashi affiche « L'envoi de SMS vers ce pays n'est pas activé. » et le SMS n'est pas envoyé.
Que se passe-t-il si quelqu'un répond STOP ?+
La personne est désinscrite et ne peut plus recevoir de SMS. Si vous essayez, Swashi affichera « Cette personne a répondu STOP — elle ne peut pas recevoir de SMS. ».