Comment configurer le Réceptionniste IA de Swashi pour les appels entrants

Le Réceptionniste IA de Swashi répond automatiquement à votre téléphone professionnel, dans la langue de votre choix. Il répond aux questions à partir de votre Cerveau d'Affaires, qualifie les correspondants, prend des rendez-vous et des messages, puis vous montre qui a appelé, ce dont ils avaient besoin et qui souhaite être rappelé.

#Avant de commencer

• Un forfait payant. Le Réceptionniste IA est inclus dans tous les forfaits payants. Consultez la page des tarifs.
• Un numéro Swashi. Le réceptionniste répond au même numéro que celui que vous utilisez dans Prospection vocale. Si vous n'en avez pas, la page affiche PAS DE NUMÉRO ENCORE : activez-en un depuis Prospection vocale.
• Votre Cerveau d'Affaires. Le réceptionniste répond aux questions à partir de votre Cerveau d'Affaires. Plus il est complet, meilleures sont ses réponses.

#Ce que chaque forfait inclut

Chaque forfait dispose d'un quota d'appels mensuel, affiché sur la page sous Appels ce mois-ci. Les appels dépassant ce quota sont refusés jusqu'à la réinitialisation de votre cycle, et les appels non utilisés ne sont pas reportés. Pour augmenter le plafond, ajoutez le Pack Réception (plus d'appels de réceptionniste chaque mois) avec Ajouter un pack.

#Ouvrir le Réceptionniste IA

Ouvrez Réceptionniste IA. L'en-tête affiche APPELS ENTRANTS et Agent Actif lorsqu'il est en service : les appels entrants reçoivent une réponse automatique, dans la langue que vous avez sélectionnée.

#Choisir la langue de réponse

Vos appels suivent la langue de votre compte. Pour gérer les appels vocaux dans une langue différente de celle de votre tableau de bord, ouvrez Paramètres → Paramètres de langue avancés et choisissez une langue pour les Appels d'agents vocaux. Le réceptionniste accueille les correspondants dans cette langue et s'adapte s'ils changent de langue pendant l'appel. Voir Langues.

#Paramètres de la réceptionniste

1. Trouvez Paramètres de la réceptionniste.

2. Saisissez votre Nom de l'entreprise : c'est ainsi que le réceptionniste vous présente.

3. Saisissez votre Lien Calendly : il est envoyé par SMS aux correspondants qui souhaitent prendre rendez-vous.

4. Cliquez sur Enregistrer.

   

La section affiche également votre Numéro, marqué comme « partagé avec Prospection vocale », avec un lien vers Ouvrir Prospection vocale →.

#FAQ intelligentes

Les FAQ intelligentes sont des réponses approuvées que votre réceptionniste et chaque agent utilisent lors des appels réels.

• Cliquez sur Générer pour créer des réponses, ou sur + Ajouter manuellement pour rédiger les vôtres.
• La liste Les appelants ont demandé à votre réceptionniste affiche les questions réelles des appels, vous permettant d'ajouter une réponse pour chacune.
• Cliquez sur Gérer dans les paramètres → pour les modifier en même temps que votre Cerveau d'Affaires.

#Lisez ce que vos correspondants ont dit

#Votre semaine en un coup d'œil

Compteurs Appels, Qualifiées, Rappels demandés et Vous attendent, avec le total de la semaine.

#Ton des appelants

Le ton de vos correspondants : positif, neutre ou négatif, avec le nombre d'appels évalués. Le ton apparaît après les premiers appels répondus.

#Rappels et appelants à forte intention

Toutes les personnes qui ont demandé à être rappelées ou ont montré un fort intérêt, avec leur score d'intérêt, ce qu'elles ont dit et leurs difficultés. Cliquez sur Rappeler pour retourner l'appel en un clic. Ce sont les mêmes lignes que celles affichées dans Activité → Requiert votre attention.

#Ce dont ils ont besoin et ce qu'ils objectent

Ce dont ils ont besoin résume les besoins des correspondants à partir des résumés d'appels du réceptionniste. Ce qu’ils objectent liste les objections entendues lors des appels, les plus fréquentes en premier.

#Signaux d'achat et objections

Le nombre de signaux d'achat détectés et les principales objections, les mêmes que ceux affichés dans Activité → « Ce que disent vos clients ».

#Conversations récentes

Un extrait de la transcription, le correspondant, ses besoins, ses objections et ses signaux d'achat pour chaque appel ayant reçu une réponse.

#Rendez-vous réservés par la réceptionniste

Chaque réservation de calendrier effectuée lors d'un appel, avec le total de ce mois. Les réservations apparaissent également dans Paramètres → Calendrier des réunions. La prise de rendez-vous pendant les appels fait partie de Réceptionniste IA Pro (forfait Croissance et supérieurs).

#SMS des correspondants

Le réceptionniste peut envoyer par SMS votre lien de réservation aux correspondants et leur demander de répondre avec leur e-mail, afin de le saisir exactement. Activez cette option avec SMS pendant les appels entrants. Les SMS que les correspondants envoient à votre numéro apparaissent sous Messages entrants. Voir SMS.

#Recevoir des notifications

Dans les Paramètres, sous Notifications, vous pouvez recevoir une alerte pour les Demandes de rappel, un appel ayant obtenu un score d'intention d'achat de 7/10 ou plus, un correspondant qui a réservé un créneau, et chaque appel auquel votre réceptionniste a répondu. Voir Notifications et résumés.

#Dépannage

• PAS DE NUMÉRO ENCORE — activez un numéro dans Prospection vocale.
• Les appels sont refusés — votre quota mensuel est épuisé. Ajoutez un Pack Réception ou attendez la réinitialisation de votre cycle.
• Aucun rendez-vous n'apparaît — la prise de rendez-vous pendant les appels nécessite le forfait Croissance ou supérieur, et un lien Calendly dans les Paramètres de la réceptionniste pour les réservations par SMS.
• Le ton n'affiche rien — le ton apparaît après les premiers appels répondus.

#Prochaines étapes

• Les SMS pendant les appels et la boîte de réception SMS
• Fonctionnement des crédits vocaux
• En savoir plus sur le Réceptionniste IA