Cách thiết lập Lễ tân AI của Swashi cho cuộc gọi đến

Lễ tân AI của Swashi tự động trả lời điện thoại doanh nghiệp của bạn, bằng ngôn ngữ bạn chọn. Lễ tân trả lời câu hỏi dựa trên Bộ não doanh nghiệp, sàng lọc người gọi, đặt lịch hẹn và nhận lời nhắn, rồi cho bạn biết ai đã gọi, họ cần gì và ai muốn được gọi lại.

#Trước khi bắt đầu

• Một gói trả phí. Lễ tân AI có trong mọi gói trả phí. Xem trang Bảng giá.
• Một số Swashi. Lễ tân trả lời chính số bạn dùng trong Tiếp cận bằng giọng nói. Nếu chưa có số, trang sẽ hiển thị CHƯA CÓ SỐ: hãy kích hoạt một số từ Tiếp cận bằng giọng nói.
• Bộ não doanh nghiệp của bạn. Lễ tân trả lời câu hỏi dựa trên Bộ não doanh nghiệp. Brain càng đầy đủ, câu trả lời càng tốt.

#Mỗi gói bao gồm những gì

Mỗi gói có hạn mức cuộc gọi hằng tháng, hiển thị trên trang dưới dạng Cuộc gọi tháng này. Các cuộc gọi vượt hạn mức sẽ bị từ chối cho đến khi chu kỳ của bạn được làm mới, và số cuộc gọi chưa dùng không được cộng dồn sang tháng sau. Để nâng hạn mức, hãy thêm Gói lễ tân (thêm cuộc gọi lễ tân mỗi tháng) bằng nút Thêm gói.

#Mở Lễ tân AI

Mở Lễ tân AI. Khi lễ tân đang hoạt động, phần đầu trang hiển thị CUỘC GỌI ĐẾN và AI Agent đang hoạt động: các cuộc gọi đến được tự động trả lời bằng ngôn ngữ bạn đã chọn.

#Chọn ngôn ngữ trả lời

Cuộc gọi của bạn theo ngôn ngữ của tài khoản. Để chạy cuộc gọi giọng nói bằng một ngôn ngữ khác với bảng điều khiển, hãy mở Cài đặt người dùng → Cài đặt ngôn ngữ nâng cao và chọn ngôn ngữ cho Cuộc gọi của AI Agent giọng nói. Lễ tân sẽ chào người gọi bằng ngôn ngữ đó và đổi theo nếu họ chuyển ngôn ngữ trong cuộc gọi. Xem Ngôn ngữ.

#Cài đặt lễ tân

1. Tìm Cài đặt lễ tân.

2. Nhập Tên doanh nghiệp: cách lễ tân giới thiệu doanh nghiệp của bạn.

3. Nhập link Calendly: link được nhắn cho người gọi muốn đặt lịch.

4. Nhấp Lưu.

   

Mục này cũng hiển thị Số của bạn, gắn nhãn "dùng chung với Tiếp cận bằng giọng nói" (dùng chung với Tiếp cận bằng giọng nói), kèm link Mở Tiếp cận bằng giọng nói →.

#Thiết lập lễ tân

Thiết lập lễ tân trên trang Lễ tân AI là một quy trình thiết lập có hướng dẫn, chia thành các bước ngắn. Khi chưa thiết lập đặt lịch, các bước sẽ mở ra ngay. Không có gì thay đổi cho đến khi bạn nhấp Lưu, và lễ tân sẽ dùng thiết lập mới từ cuộc gọi tiếp theo.

#Lễ tân của bạn

1. Chọn một nhân vật. Nhấn ▶ để nghe giọng. Gói của bạn quyết định những nhân vật nào bạn được chọn; các nhân vật còn lại hiển thị biểu tượng khóa cùng gói có nhân vật đó.
2. Trong mục Đặt tên cho lễ tân (không bắt buộc), nhập tên mà người gọi sẽ nghe, bằng bất kỳ ngôn ngữ nào. Để trống nếu muốn dùng tên riêng của nhân vật.
3. Người gọi sẽ nghe hiển thị lời chào mà người gọi nghe thấy, gồm tên doanh nghiệp và tên của lễ tân.

Giọng nói và ngữ pháp vẫn giữ theo nhân vật ở mọi ngôn ngữ. Khi được hỏi, lễ tân luôn cho biết mình là trợ lý AI, và trên các số tại EU và Vương quốc Anh, lễ tân nói điều này ngay từ những câu đầu tiên.

#Cách đặt lịch

Nhập loại hình kinh doanh của bạn, hoặc chạm vào một loại có sẵn, rồi nhấp Thiết lập giúp tôi: giờ làm việc, dịch vụ và quy tắc sẽ được soạn sẵn cho bất kỳ loại hình kinh doanh nào, bằng bất kỳ ngôn ngữ nào. Điền từ Bộ não doanh nghiệp của tôi sẽ soạn các mục này từ chính Bộ não doanh nghiệp của bạn. Sau đó, chọn lễ tân sẽ làm gì khi người gọi muốn đặt lịch hoặc thay đổi lịch:

• Đặt lịch ngay trong cuộc gọi: kiểm tra lịch trống của bạn, đề xuất các khung giờ và đặt khung giờ người gọi chọn, rồi xác nhận qua tin nhắn. Từ gói Tăng trưởng trở lên.
• Nhắn link đặt lịch của tôi: gửi link đặt lịch qua tin nhắn để người gọi tự chọn giờ.
• Ghi nhận yêu cầu cho tôi: ghi lại điều người gọi cần (một khung giờ, một thay đổi, hoàn tiền hoặc khiếu nại) và báo cho bạn. Không có gì được thực hiện cho đến khi bạn hoặc hệ thống của bạn xác nhận. Phù hợp nhất với ngân hàng, hãng hàng không, khách sạn và các doanh nghiệp có hệ thống đặt chỗ riêng.

#Giờ làm việc, dịch vụ, nhân sự & địa điểm, quy tắc & tin nhắn

• Giờ làm việc: những ngày và giờ người gọi có thể đặt lịch, giờ nghỉ, ngày lễ và các ngày đặc biệt.
• Dịch vụ: những gì người gọi có thể đặt, thời lượng của từng dịch vụ và thời gian nghỉ sau đó (không bắt buộc). Bật Tôi duyệt từng lịch hẹn trước cho những dịch vụ bạn muốn tự xác nhận.
• Nhân sự & địa điểm: người gọi đặt ai và đặt gì, được đặt tên theo doanh nghiệp của bạn: bàn cho nhà hàng, thợ cắt tóc cho tiệm cắt tóc, nha sĩ và phòng điều trị cho phòng khám nha khoa, chuyên viên tư vấn và chi nhánh cho ngân hàng. Loại hình kinh doanh của bạn sẽ bật đúng những câu hỏi phù hợp, và cả hai mục đều không bắt buộc: bạn có thể tắt hoặc để trống.
• Quy tắc & tin nhắn: người gọi có thể đặt trước bao xa, cách người gọi chứng minh lịch hẹn là của mình trước khi thay đổi (tên người đặt, hoặc mã gửi qua tin nhắn), tin nhắn và email xác nhận, tin nhắn nhắc lịch và Google Lịch của bạn.

#Khách hàng của bạn

Tải danh sách khách hàng lên và lễ tân sẽ chào khách quay lại gọi bằng tên, bằng ngôn ngữ của họ, đồng thời biết các ghi chú của bạn về họ.

1. Nhấp Tải danh sách lên và chọn file CSV có cột Name và Phone hoặc Email. Các cột Language, Notes và VIP không bắt buộc. Tải mẫu cung cấp cho bạn đúng các cột cần có.
2. Trong mục Số không có dấu + thuộc quốc gia (Số không có dấu + thuộc), chọn quốc gia cho các số nội địa.
3. Bước này hiển thị số khách hàng đã lưu và những dòng bị bỏ qua.

• Chỉ dùng để trả lời cuộc gọi: danh sách không bao giờ được dùng cho cuộc gọi, tin nhắn hay email mà bạn không yêu cầu.
• Nhận ra, nhưng vẫn xác minh: số quen sẽ được chào hỏi thân thiện, nhưng lịch hẹn vẫn cần tên người đặt hoặc mã gửi qua tin nhắn.
• Bạn có thể xóa bất cứ lúc nào: tải lên lại để cập nhật, hoặc nhấp Xóa danh sách.

#Kết nối API

Không bắt buộc. Nếu bạn đang dùng hệ thống đặt lịch, đặt chỗ hoặc quản lý hồ sơ yêu cầu, hãy kết nối API của hệ thống đó tại đây và lễ tân sẽ kiểm tra hệ thống trong mọi cuộc gọi: khung giờ trống thực tế, lịch hẹn, thay đổi, hủy lịch, tra cứu, hoàn tiền và khiếu nại. Lễ tân chỉ nói với người gọi những gì hệ thống của bạn xác nhận.

1. Chọn loại hệ thống: hàng không, ngân hàng, bảo hiểm, vận chuyển & hậu cần, viễn thông & tiện ích, bệnh viện & phòng khám, khách sạn, nhà hàng, hoặc loại khác.
2. Nhập địa chỉ web của API và một khóa bí mật dùng chung (từ 16 ký tự trở lên). Mọi yêu cầu đều được ký bằng khóa này.
3. Nhấp Kết nối, rồi bật Dùng cho việc đặt lịch.

Hệ thống của bạn chỉ cần trả lời những gì nó hỗ trợ; điều gì hệ thống không trả lời, lễ tân sẽ không bao giờ hứa. Không có hệ thống riêng? Hãy bỏ qua bước này và Swashi sẽ đặt lịch dựa trên giờ làm việc, dịch vụ và đội ngũ bạn đã thiết lập.

#Thử ngay

Nhập điều mà người gọi có thể nói, bằng bất kỳ ngôn ngữ nào, và lễ tân sẽ trả lời dựa trên thiết lập đã lưu. Không có lịch hẹn nào được đặt và không có tin nào được gửi.

Khi thiết lập đã được lưu, mục này hiển thị bản tóm tắt: ai trả lời, giờ làm việc, dịch vụ, bàn & đội ngũ, cách xác minh lịch hẹn và số lượng khách hàng. Nhấp Chỉnh sửa thiết lập để thay đổi.

#FAQ thông minh

FAQ thông minh là những câu trả lời đã được duyệt mà lễ tân và mọi AI Agent sử dụng trong các cuộc gọi thực tế.

• Nhấp Tạo để tạo câu trả lời, hoặc + Thêm thủ công để tự viết.
• Danh sách Người gọi đã hỏi lễ tân hiển thị những câu hỏi thật từ các cuộc gọi, để bạn thêm câu trả lời cho từng câu.
• Nhấp Quản lý trong Cài đặt → để chỉnh sửa chúng cùng với Bộ não doanh nghiệp.

#Đọc những gì người gọi đã nói

#Tổng quan tuần của bạn

Các bộ đếm Cuộc trò chuyện, Đủ điều kiện, Yêu cầu gọi lại và Cần bạn, kèm số liệu của tuần này.

#Thái độ người gọi

Người gọi của bạn có thái độ ra sao: tích cực, trung lập hoặc tiêu cực, kèm số cuộc gọi đã được đánh giá. Mục này xuất hiện sau những cuộc gọi đầu tiên được trả lời.

#Yêu cầu gọi lại và người gọi có ý định cao

Tất cả những ai đã đề nghị được gọi lại hoặc thể hiện sự quan tâm rõ rệt, kèm điểm mức độ quan tâm, những gì họ đã nói và vấn đề họ gặp phải. Nhấp Gọi lại để gọi lại chỉ với một cú nhấp. Đây cũng chính là các dòng hiển thị trong Doanh nghiệp → Cần bạn xử lý.

#Họ cần gì và họ phản đối điều gì

Họ cần gì tóm tắt nhu cầu của người gọi từ các bản tóm tắt cuộc gọi của lễ tân. Họ phản đối điều gì liệt kê những phản đối nghe được trong cuộc gọi, phổ biến nhất ở trên cùng.

#Tín hiệu mua & phản đối

Số lượng tín hiệu mua được phát hiện và các phản đối hàng đầu, cùng số liệu với mục Doanh nghiệp → "Khách hàng của bạn đang nói gì".

#Cuộc trò chuyện gần đây

Trích đoạn bản chép lời, người gọi, nhu cầu, phản đối và tín hiệu mua của họ cho mọi cuộc gọi đã được trả lời.

#Yêu cầu và phê duyệt

Những gì lễ tân cần bạn quyết định, ngay trên trang Lễ tân AI: lịch hẹn đang chờ bạn duyệt, khung giờ người gọi đã đề nghị, và các yêu cầu như hoàn tiền, thay đổi hoặc khiếu nại. Duyệt hoặc từ chối chỉ với một cú nhấp, và người gọi sẽ được thông báo kết quả. Các mục này cũng xuất hiện ở biểu tượng chuông dưới tên Yêu cầu và phê duyệt.

#Cuộc hẹn do lễ tân đặt

Mọi lịch hẹn được đặt trong cuộc gọi, kèm số lượng của tháng này. Lịch hẹn cũng xuất hiện trong Cài đặt → Lịch cuộc hẹn. Đặt lịch trong cuộc gọi là một phần của Lễ tân AI gói Tăng trưởng (từ gói Tăng trưởng trở lên). Chọn cách lễ tân đặt lịch trong Thiết lập lễ tân → Cách đặt lịch.

#Tin nhắn từ người gọi

Lễ tân có thể nhắn link đặt lịch cho người gọi và đề nghị họ nhắn lại email để ghi nhận chính xác. Bật tính năng này bằng Nhắn tin trong cuộc gọi đến. Tin nhắn người gọi gửi đến số của bạn hiển thị trong Tin nhắn đến. Xem Nhắn tin.

#Nhận thông báo

Trong Cài đặt người dùng, mục Thông báo, bạn có thể nhận cảnh báo cho Yêu cầu gọi lại, cuộc gọi có điểm ý định mua từ 7/10 trở lên, người gọi đã đặt một khung giờ, và mỗi cuộc gọi lễ tân đã trả lời. Xem Thông báo và bản tóm tắt.

#Khắc phục sự cố

• CHƯA CÓ SỐ — kích hoạt một số trong Tiếp cận bằng giọng nói.
• Người gọi bị từ chối — bạn đã dùng hết hạn mức hằng tháng. Hãy thêm Gói lễ tân hoặc chờ chu kỳ được làm mới.
• Không có cuộc hẹn nào hiển thị — đặt lịch trong cuộc gọi cần gói Tăng trưởng trở lên, và cần link Calendly trong Cài đặt lễ tân để đặt lịch qua tin nhắn. Chọn Đặt lịch ngay trong cuộc gọi trong Thiết lập lễ tân → Cách đặt lịch.
• Mục thái độ người gọi còn trống — mục này xuất hiện sau những cuộc gọi đầu tiên được trả lời.

#Bước tiếp theo

• Nhắn tin trong cuộc gọi và hộp thư Tin nhắn
• Credit giọng nói hoạt động thế nào
• Tìm hiểu thêm về Lễ tân AI