Cách email nhắc lại và thời điểm gửi hoạt động trong Swashi
Chuỗi 4 email của Swashi: email mở đầu, hai email nhắc lại và email kết thúc vào ngày 0, +3, +6, +9, tự dừng ngay khi khách hàng tiềm năng phản hồi.
- 1Viết chuỗi email. Ở bước Tin nhắn của Studio email, nhấp Viết cả 4 bước để tạo email mở đầu, Nhắc lại 1, Nhắc lại 2 và email kết thúc.
- 2Xem lại từng bước. Dùng Bước trong chuỗi để mở từng email và kiểm tra tiêu đề cũng như nội dung.
- 3Kiểm tra các biến. Đảm bảo các biến như {first_name} và {business_name} được viết chính xác như danh sách hiển thị bên dưới nội dung email.
- 4Xác nhận nhịp gửi. Kiểm tra thanh nhịp gửi hiển thị Ngày 0, +3d, +6d, +9d và 4/4 bước đã viết.
- 5Đặt khung giờ gửi. Ở bước Lịch trình, chọn múi giờ, khung giờ gửi và các ngày gửi, rồi nhấp Automate.
Thích xem video hơn? Video hướng dẫn này đi qua đúng các bước ấy trong ứng dụng thật. Tất cả video hướng dẫn →
Mỗi chiến dịch email của Swashi là một chuỗi bốn bước: Email mở đầu vào ngày 0, Nhắc lại 1 vào ngày 3, Nhắc lại 2 vào ngày 6 và Email kết thúc vào ngày 9. Email nhắc lại chỉ được gửi khi khách hàng tiềm năng chưa phản hồi, nên không ai đã trả lời bạn bị làm phiền thêm. Trang này giải thích vai trò của từng bước, cách quyết định thời điểm gửi và cách các biến cá nhân hóa hoạt động.
Sản phẩm: Tự động hóa tìm khách hàng và tiếp cận
Trước khi bắt đầu
Bạn viết và xem lại chuỗi email trong Studio email, ở bước Tin nhắn. Nhấp Viết cả 4 bước và Trí tuệ nội dung sẽ viết cả bốn email cùng lúc, dựa trên ưu đãi, góc tiếp cận và giọng điệu bạn đã chọn.
Bốn bước
Mỗi email có một nhiệm vụ riêng. Ứng dụng gắn nhãn chúng như sau:
| Bước | Nhãn trong ứng dụng | Nhiệm vụ | Thời điểm gửi |
|---|---|---|---|
| 1 | Email mở đầu | Liên hệ đầu tiên — khơi gợi sự tò mò. Email đầu tiên gửi cho người chưa từng được liên hệ trước đó. | Ngày 0 |
| 2 | Nhắc lại 1 | Nhắc nhẹ nhàng + một điểm thu hút mới, dành cho khách hàng tiềm năng đã nhận email nhưng chưa phản hồi. | +3 ngày |
| 3 | Nhắc lại 2 | Đặt giá trị lên trước, không gây áp lực. Email nhắc lại thứ hai với một góc tiếp cận khác. | +6 ngày |
| 4 | Email kết thúc | Lời chào kết thúc lịch sự. Email cuối cùng trước khi chuỗi kết thúc. | +9 ngày |
Ở một số chỗ, các bước này hiển thị là Email mở đầu (Bước 1), Nhắc lại 1 (Bước 2), Nhắc lại 2 (Bước 3) và Email kết thúc (Bước 4). Đó vẫn là bốn email trên.
Lưu ý: Email kết thúc là email cuối cùng. Sau email này, chuỗi email với khách hàng tiềm năng đó kết thúc.
Cách xác định thời điểm gửi
Thanh nhịp gửi trong Studio email hiển thị Ngày 0, +3 ngày, +6 ngày, +9 ngày. Ngoài ra, ba yếu tố quyết định chính xác thời điểm một email được gửi đi:
- Lịch gửi của bạn. Email chỉ được gửi trong Khung giờ gửi (giờ địa phương) và vào những ngày bạn chọn ở Gửi vào. Nếu quốc gia của người nhận chỉ có một múi giờ, việc gửi sẽ được giới hạn trong giờ làm việc theo giờ địa phương của người nhận.
- Giãn nhịp gửi. Mỗi lần gửi chờ ngẫu nhiên 30–120 giây sau lần gửi trước. Swashi không bao giờ gửi cả loạt cùng lúc.
- Giới hạn hằng ngày an toàn. Việc gửi luôn nằm trong Giới hạn hằng ngày của chiến dịch và giới hạn làm ấm của từng hộp thư. Xem Khả năng vào hộp thư đến và làm ấm hộp thư.
Swashi cũng áp dụng khoảng nghỉ 72 giờ: một khách hàng tiềm năng không bao giờ nhận thêm email trong vòng 72 giờ kể từ email gần nhất. Bạn không thể ghi đè thiết lập này.
Dừng khi có phản hồi
Chuỗi email ưu tiên phản hồi. Một phản hồi hoặc một cuộc hẹn đã đặt sẽ dừng các bước tiếp theo với người đó. Tin nhắn của họ được chuyển vào Hộp thư hợp nhất, nơi bạn có thể trả lời từ chính hộp thư của mình.
Lưu ý: Phản hồi được phát hiện trên các nhà cung cấp hộp thư có hỗ trợ theo dõi thư đến. SendGrid là dịch vụ chỉ dùng để gửi, nên không có tính năng theo dõi phản hồi cho tài khoản SendGrid.
Biến cá nhân hóa
Bên dưới nội dung email, ứng dụng liệt kê các biến bạn có thể dùng:
| Biến | Được điền bằng |
|---|---|
{first_name} | Tên của khách hàng tiềm năng |
{business_name} | Tên doanh nghiệp của khách hàng tiềm năng |
{city} | Thành phố của khách hàng tiềm năng |
{niche} | Ngách hoặc ngành nghề của khách hàng tiềm năng |
{sender_name} | Tên của bạn với tư cách người gửi |
Ví dụ tiêu đề email trong ứng dụng: Câu hỏi nhanh về {business_name}.
Để kiểm tra khách hàng tiềm năng sẽ thấy email như thế nào, hãy xem Xem trước — người nhận sẽ thấy như thế này. Tại đây, các biến đã được điền sẵn.
Quan trọng: Hãy gõ các biến đúng như danh sách, kèm dấu ngoặc nhọn. Ở bước cuối cùng trước khi gửi, Swashi sẽ xóa mọi biến trộn không điền được, nên không email nào được gửi đi với {token} thô.
Chỉnh sửa một bước
- Ở bước Tin nhắn, dùng Bước trong chuỗi để mở bước bạn muốn.
- Sửa Tiêu đề hoặc Nội dung email, hoặc nhấp Tạo lại để có phiên bản mới.
- Kiểm tra bản xem trước, rồi chuyển sang bước Lịch trình.
Khắc phục sự cố
| Bạn thấy gì | Lý do |
|---|---|
| Email nhắc lại không được gửi vào ngày 3 | Khách hàng tiềm năng đã phản hồi, hôm nay nằm ngoài khung giờ gửi hoặc ngày gửi, hoặc đã chạm giới hạn hằng ngày. |
| "Hôm nay không còn khách hàng tiềm năng đủ điều kiện — sẽ tiếp tục ở lần chạy theo lịch kế tiếp." | Mọi khách hàng tiềm năng đến hạn hôm nay đã được xử lý. Chiến dịch sẽ tiếp tục ở lần chạy kế tiếp. |
| "Đã đạt giới hạn gửi hằng tháng — sẽ tiếp tục vào ngày 1." | Hạn mức tiếp cận khách hàng hằng tháng của gói bạn đã dùng hết. |
Bước tiếp theo
Câu hỏi thường gặp
Khi nào các email nhắc lại được gửi đi?+
Email đầu tiên được gửi vào ngày 0, sau đó là các email nhắc lại vào ngày 3, ngày 6 và ngày 9, trừ khi khách hàng tiềm năng phản hồi. Mỗi lần gửi cũng phải nằm trong khung giờ gửi và các ngày gửi bạn đã đặt.
Swashi có tiếp tục gửi email cho người đã phản hồi không?+
Không. Một phản hồi hoặc một cuộc hẹn đã đặt sẽ dừng các bước tiếp theo với người đó, và phản hồi được chuyển vào Hộp thư hợp nhất của bạn.
Tôi có thể dùng những biến cá nhân hóa nào?+
Ứng dụng liệt kê {business_name}, {first_name}, {city}, {niche} và {sender_name}. Các biến được điền riêng cho từng khách hàng tiềm năng, và bản xem trước cho thấy người nhận sẽ thấy gì.
Một khách hàng tiềm năng có thể nhận hai email trong một ngày không?+
Không. Swashi áp dụng khoảng nghỉ 72 giờ giữa các email gửi cho cùng một khách hàng tiềm năng, và thiết lập này không thể bị ghi đè.
Nếu một biến không điền được cho khách hàng tiềm năng thì sao?+
Swashi kiểm tra mọi email ở bước cuối cùng trước khi gửi, nên không email nào được gửi đi với biến trộn chưa được điền.