So richten Sie die Swashi KI-Rezeptionistin für eingehende Anrufe ein

Die Swashi KI-Rezeptionistin beantwortet Ihre Geschäftsanrufe automatisch in der von Ihnen gewählten Sprache. Sie beantwortet Fragen aus Ihrem Business Brain, qualifiziert Anrufer, bucht Termine, nimmt Nachrichten entgegen und zeigt Ihnen dann, wer angerufen hat, was sie brauchten und wer einen Rückruf wünscht.

#Bevor Sie beginnen

• Ein kostenpflichtiger Plan. Die KI-Rezeptionistin ist in jedem kostenpflichtigen Plan enthalten. Siehe Preise.
• Eine Swashi-Nummer. Die Rezeptionistin beantwortet Anrufe an dieselbe Nummer, die Sie im Sprach-Outreach verwenden. Wenn Sie noch keine haben, zeigt die Seite NOCH KEINE NUMMER an: Aktivieren Sie eine Nummer über Sprach-Outreach.
• Ihr Business Brain. Die Rezeptionistin beantwortet Fragen aus Ihrem Business Brain. Je vollständiger es ist, desto besser sind ihre Antworten.

#Was die einzelnen Pläne beinhalten

Jeder Plan hat ein monatliches Anrufkontingent, das auf der Seite als Anrufe diesen Monat angezeigt wird. Anrufe, die das Kontingent überschreiten, werden abgelehnt, bis Ihr Zyklus zurückgesetzt wird. Nicht genutzte Anrufe verfallen. Um das Limit zu erhöhen, fügen Sie mit Paket hinzufügen das Empfangs-Paket hinzu (mehr Rezeptionisten-Anrufe pro Monat).

#Die KI-Rezeptionistin öffnen

Öffnen Sie die KI-Rezeptionistin. Die Kopfzeile zeigt EINGEHEND und Agent aktiv an, wenn sie läuft: Eingehende Anrufe werden automatisch in der von Ihnen gewählten Sprache beantwortet.

#Anrufsprache auswählen

Ihre Anrufe richten sich nach Ihrer Kontosprache. Um Sprachanrufe in einer anderen Sprache als Ihr Dashboard zu führen, öffnen Sie Einstellungen → Erweiterte Spracheinstellungen und wählen Sie eine Sprache für Sprachagenten-Anrufe. Die Rezeptionistin begrüßt Anrufer in dieser Sprache und passt sich an, wenn diese während des Gesprächs die Sprache wechseln. Siehe Sprachen.

#Rezeptionisten-Einstellungen

1. Finden Sie die Rezeptionisten-Einstellungen.

2. Geben Sie Ihren Firmenname ein: So stellt die Rezeptionistin Sie vor.

3. Geben Sie Ihren Calendly-Link ein: Dieser wird Anrufern per SMS gesendet, die einen Termin buchen möchten.

4. Klicken Sie auf Speichern.

   

Der Bereich zeigt auch Ihre Nummer an, die als „mit Voice Outreach geteilt“ markiert ist, mit einem Link zu Voice Outreach öffnen →.

#Intelligente FAQs

Intelligente FAQs sind freigegebene Antworten, die Ihre Rezeptionistin und jeder Agent in echten Anrufen verwenden.

• Klicken Sie auf Generieren, um Antworten zu erstellen, oder auf + Manuell hinzufügen, um Ihre eigenen zu schreiben.
• Die Liste Anrufer haben Ihre Rezeptionistin gefragt zeigt echte Fragen aus Anrufen, sodass Sie für jede eine Antwort hinzufügen können.
• Klicken Sie auf → In den Einstellungen verwalten →, um sie zusammen mit Ihrem Business Brain zu bearbeiten.

#Was Ihre Anrufer gesagt haben

#Ihre Woche auf einen Blick

Zähler für Gespräche, Qualifiziert, Rückrufe erbeten und Brauchen Sie, mit den Werten dieser Woche.

#Stimmung der Anrufer

Wie Ihre Anrufer klangen: positiv, sachlich oder negativ, mit der Anzahl der bewerteten Anrufe. Die Stimmung wird nach den ersten beantworteten Anrufen angezeigt.

#Rückrufe & Anrufer mit hoher Kaufabsicht

Alle, die um einen Rückruf gebeten oder starkes Interesse gezeigt haben, mit ihrem Interessens-Score, ihren Aussagen und ihren Pain Points. Klicken Sie auf Zurückrufen, um den Anruf mit einem Klick zu erwidern. Dies sind dieselben Einträge, die unter Geschäft → Erfordert Ihre Aufmerksamkeit angezeigt werden.

#Was sie brauchen und woran sie zweifeln

Was sie brauchen fasst die Bedürfnisse der Anrufer aus den Gesprächszusammenfassungen der Rezeptionistin zusammen. Woran sie zweifeln listet die in Anrufen gehörten Einwände auf, die häufigsten zuerst.

#Kaufsignale & Einwände

Anzahl der erkannten Kaufsignale und häufigsten Einwände – dieselben Zählungen, die unter Geschäft → „Was Ihre Kunden sagen“ angezeigt werden.

#Kürzliche Gespräche

Ein Transkriptauszug, der Anrufer, seine Bedürfnisse, Einwände und Kaufsignale für jeden beantworteten Anruf.

#Von der Rezeptionistin gebuchte Termine

Jede während eines Anrufs vorgenommene Kalenderbuchung, mit der Anzahl für diesen Monat. Buchungen erscheinen auch unter Einstellungen → Terminkalender. Die Buchung während eines Anrufs ist Teil der KI-Rezeptionistin Pro (Plan Wachstum und höher).

#SMS von Anrufern

Die Rezeptionistin kann Anrufern Ihren Buchungslink per SMS senden und sie bitten, ihre E-Mail-Adresse zurückzuschreiben, damit diese exakt erfasst wird. Aktivieren Sie dies mit SMS bei eingehenden Anrufen. SMS, die Anrufer an Ihre Nummer senden, erscheinen unter Eingehende Nachrichten. Siehe SMS-Versand.

#Benachrichtigungen erhalten

Unter Einstellungen im Bereich Benachrichtigungen können Sie sich über Rückrufanfragen, einen Anruf mit einer Kaufabsicht von 7/10 oder mehr, einen Anrufer, der einen Termin gebucht hat, und jeden von Ihrer Rezeptionistin beantworteten Anruf benachrichtigen lassen. Siehe Benachrichtigungen und Zusammenfassungen.

#Fehlerbehebung

• NOCH KEINE NUMMER – aktivieren Sie eine Nummer im Sprach-Outreach.
• Anrufer werden abgewiesen – Ihr monatliches Kontingent ist aufgebraucht. Fügen Sie ein Empfangs-Paket hinzu oder warten Sie, bis Ihr Zyklus zurückgesetzt wird.
• Keine Termine erscheinen – die Buchung während eines Anrufs erfordert den Plan Wachstum oder höher sowie einen Calendly-Link in den Rezeptionisten-Einstellungen für Buchungen per SMS.
• Stimmung zeigt nichts an – die Stimmung wird nach den ersten beantworteten Anrufen angezeigt.

#Nächste Schritte

• SMS bei Anrufen und der SMS-Posteingang
• So funktionieren Voice Credits
• Erfahren Sie mehr über die KI-Rezeptionistin