Wie E-Mail-Follow-ups und der Sendezeitpunkt in Swashi funktionieren
Erfahren Sie, wie die 4-stufige E-Mail-Sequenz von Swashi funktioniert: Erster Kontakt, zwei Follow-ups und ein Abschluss an den Tagen 0, +3, +6 und +9, wobei die Sequenz stoppt, sobald ein Lead antwortet.
- 1Sequenz verfassen. Klicken Sie im Schritt Nachricht des E-Mail Studio auf Alle 4 Schritte schreiben, um den Erster Kontakt, Nachverfolgung 1, Nachfassaktion 2 und den Abschluss zu erstellen.
- 2Jeden Schritt überprüfen. Öffnen Sie mit Sequenzschritt jede E-Mail und prüfen Sie Betreffzeile und E-Mail-Text.
- 3Variablen prüfen. Stellen Sie sicher, dass Variablen wie {first_name} und {business_name} genau so geschrieben sind, wie sie unter dem E-Mail-Text aufgeführt sind.
- 4Kadenz bestätigen. Prüfen Sie, ob die Kadenzleiste Tag 0, +3d, +6d und +9d anzeigt und 4/4 Schritte verfasst sind.
- 5Sendezeitfenster festlegen. Wählen Sie unter Zeitplan die Zeitzone, das Sendezeitfenster und die Sendetage aus und klicken Sie dann auf Automatisieren.
Schauen Sie lieber zu? Dieses Tutorial führt Sie durch die gleichen Schritte in der Live-App. Alle Video-Tutorials →
Jede Swashi-E-Mail-Kampagne ist eine vierstufige Sequenz: ein Erster Kontakt an Tag 0, Nachverfolgung 1 an Tag 3, Nachfassaktion 2 an Tag 6 und eine Abschluss-E-Mail an Tag 9. Follow-ups werden nur versendet, wenn der Lead nicht geantwortet hat. So wird niemand, der Ihnen antwortet, weiter kontaktiert. Diese Seite erklärt den Zweck jedes Schrittes, wie der Sendezeitpunkt festgelegt wird und wie Personalisierungsvariablen funktionieren.
Produkt: Lead Gen & Outreach-Automatisierung
Bevor Sie beginnen
Sie verfassen und überprüfen die Sequenz im E-Mail Studio im Schritt Nachricht. Klicken Sie auf Alle 4 Schritte schreiben, und Copy Intelligence verfasst alle vier E-Mails auf einmal, basierend auf dem von Ihnen gewählten Angebot, Ansatz und Tonfall.
Die vier Schritte
Jede E-Mail hat eine eigene Aufgabe. In der App werden sie wie folgt bezeichnet:
| Schritt | Bezeichnung in der App | Aufgabe | Sendezeitpunkt |
|---|---|---|---|
| 1 | Erster Kontakt | Erster Kontakt – Neugier wecken. Die erste Kaltakquise-E-Mail ohne vorherigen Kontakt. | Tag 0 |
| 2 | Nachverfolgung 1 | Freundliche Erinnerung + neuer Aufhänger für einen Lead, der die E-Mail erhalten, aber nicht geantwortet hat. | +3 Tage |
| 3 | Nachfassaktion 2 | Mehrwertorientiert, ohne Druck. Ein zweites Follow-up mit einem neuen Ansatz. | +6 Tage |
| 4 | Abschluss | Respektvoller letzter Kontakt. Die letzte E-Mail, bevor die Sequenz endet. | +9 Tage |
An manchen Stellen erscheinen dieselben Schritte als Erstkontakt (Schritt 1), Follow-up 1 (Schritt 2), Follow-up 2 (Schritt 3) und Abschluss (Schritt 4). Es handelt sich dabei um dieselben vier E-Mails.
Hinweis:Die Abschluss-E-Mail ist die letzte Nachricht. Danach endet die Sequenz für diesen Lead.
Wie das Timing funktioniert
Die Kadenzleiste im E-Mail Studio zeigt Tag 0 · +3d · +6d · +9d. Darüber hinaus bestimmen drei Faktoren den genauen Sendezeitpunkt einer E-Mail:
- Ihr Zeitplan. E-Mails werden nur innerhalb Ihres Sendezeitfenster (lokale Zeit) und an den Tagen versendet, die Sie unter Senden am ausgewählt haben. Wenn das Land des Empfängers nur eine Zeitzone hat, wird der Versand auf die lokalen Geschäftszeiten des Empfängers beschränkt.
- Taktung. Jeder Versand erfolgt mit einer zufälligen Verzögerung von 30–120 Sekunden nach dem letzten. Swashi versendet nie eine ganze Charge auf einmal.
- Sichere Tageslimits. Der Versand bleibt innerhalb des Tageslimit der Kampagne und des Aufwärmlimits jedes Postfachs. Siehe Zustellbarkeit und Aufwärmen.
Swashi wendet zudem eine 72-stündige Abklingzeit an: Ein Lead erhält nie eine weitere E-Mail innerhalb von 72 Stunden nach der letzten. Sie können diese Einstellung nicht ändern.
Stopp bei Antwort
Die Sequenz ist antwortbasiert. Eine Antwort oder ein gebuchtes Meeting stoppt weitere Schritte an diese Person. Ihre Nachricht landet in Ihrer Unified Inbox, wo Sie von Ihrem eigenen Postfach aus antworten können.
Hinweis:Antworten werden bei E-Mail-Anbietern erkannt, die die Überwachung des Posteingangs unterstützen. SendGrid ist ein reiner Versanddienst, daher ist die Antworterkennung für SendGrid-Konten nicht verfügbar.
Personalisierungsvariablen
Unter dem E-Mail-Text listet die App die Variablen auf, die Sie verwenden können:
| Variable | Wird gefüllt mit |
|---|---|
{first_name} | Der Vorname des Leads |
{business_name} | Der Firmenname des Leads |
{city} | Die Stadt des Leads |
{niche} | Die Nische oder Branche des Leads |
{sender_name} | Ihr Name als Absender |
Beispiel für eine Betreffzeile aus der App: Kurze Frage zu {business_name}.
Um zu prüfen, wie ein Lead eine E-Mail sehen wird, sehen Sie sich die VORSCHAU – SO SEHEN EMPFÄNGER ES an. Dort werden die Variablen ausgefüllt angezeigt.
Wichtig:Geben Sie Variablen genau wie aufgeführt ein, einschließlich der geschweiften Klammern. Im letzten Schritt vor dem Versand entfernt Swashi jeden Platzhalter, den es nicht füllen kann, sodass keine E-Mail mit einem rohen {token} versendet wird.
Einen Schritt bearbeiten
- Öffnen Sie im Schritt Nachricht mit Sequenzschritt den gewünschten Schritt.
- Bearbeiten Sie die Betreffzeile oder den E-Mail-Text oder klicken Sie auf Neu generieren, um eine neue Version zu erhalten.
- Prüfen Sie die Vorschau und gehen Sie dann weiter zu Zeitplan.
Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Grund |
|---|---|
| Ein Follow-up wurde an Tag 3 nicht versendet | Der Lead hat geantwortet, der heutige Tag liegt außerhalb Ihres Sendezeitfensters oder Ihrer Sendetage oder das Tageslimit wurde erreicht. |
| "Heute keine passenden Leads mehr — wird beim nächsten geplanten Lauf fortgesetzt." | Alle für heute fälligen Leads wurden bearbeitet. Die Kampagne wird bei ihrem nächsten geplanten Durchlauf fortgesetzt. |
| "Monatliches Sendelimit erreicht — wird am 1. fortgesetzt." | Das monatliche Outreach-Kontingent Ihres Plans ist aufgebraucht. |
Nächste Schritte
Häufig gestellte Fragen
Wann werden Follow-up-E-Mails versendet?+
Die erste E-Mail wird an Tag 0 versendet, die Follow-ups dann an Tag 3, Tag 6 und Tag 9, es sei denn, der Lead antwortet. Jeder Versand erfolgt zudem innerhalb des von Ihnen festgelegten Sendezeitfensters und an den gewählten Sendetagen.
Sendet Swashi weiterhin E-Mails an jemanden, der geantwortet hat?+
Nein. Eine Antwort oder ein gebuchtes Meeting stoppt weitere Schritte an diese Person. Die Antwort landet in Ihrer Unified Inbox.
Welche Personalisierungsvariablen kann ich verwenden?+
Die App listet {business_name}, {first_name}, {city}, {niche} und {sender_name} auf. Diese werden für jeden Lead ausgefüllt, und die Vorschau zeigt, was der Empfänger sieht.
Kann ein Lead zwei E-Mails an einem Tag erhalten?+
Nein. Swashi wendet eine 72-stündige Abklingzeit zwischen E-Mails an denselben Lead an. Diese Einstellung kann nicht geändert werden.
Was passiert, wenn eine Variable für einen Lead nicht ausgefüllt werden kann?+
Swashi prüft jede E-Mail im letzten Schritt vor dem Versand. So wird sichergestellt, dass keine E-Mail mit einem nicht ausgefüllten Platzhalter versendet wird.