Como funcionam os e-mails de acompanhamento e o agendamento de envios no Swashi
Aprenda como funciona a sequência de 4 e-mails do Swashi: Primeiro Contato, dois acompanhamentos e Finalização nos dias 0, +3, +6 e +9, com interrupção ao receber resposta.
- 1Escreva a sequência. No Estúdio de E-mail, na etapa Mensagem, clique em Escrever Todos os 4 Passos para criar o Primeiro Contato, Acompanhamento 1, Acompanhamento 2 e Finalização.
- 2Revise cada etapa. Use a Etapa da sequência para abrir cada e-mail e verificar a Linha de assunto e o Corpo do e-mail.
- 3Verifique as variáveis. Certifique-se de que variáveis como {first_name} e {business_name} estejam escritas exatamente como listadas abaixo do corpo do e-mail.
- 4Confirme a cadência. Verifique se a barra de cadência mostra Dia 0, +3d, +6d e +9d e que 4/4 etapas foram escritas.
- 5Defina o período de envio. Em Agendar, escolha o fuso horário, o período de envio e os dias de envio, e depois clique em Automatizar.
Prefere assistir? Este tutorial mostra os mesmos passos no aplicativo ao vivo. Todos os tutoriais →
Toda campanha de Prospecção por e-mail do Swashi é uma sequência de quatro etapas: um Primeiro Contato no dia 0, um Acompanhamento 1 no dia 3, um Acompanhamento 2 no dia 6 e um e-mail de Finalização no dia 9. Os acompanhamentos só são enviados se o lead não tiver respondido, para que ninguém que responda a você seja contatado novamente. Esta página explica a finalidade de cada etapa, como o agendamento é decidido e como as variáveis de personalização funcionam.
Produto: Automação de Geração de Leads e Prospecção
Antes de começar
Você escreve e revisa a sequência no Estúdio de E-mail, na etapa Mensagem. Clique em Escrever Todos os 4 Passos e a Copy Intelligence escreve os quatro e-mails de uma vez, usando a oferta, a abordagem e o tom que você escolheu.
As quatro etapas
Cada e-mail tem sua própria função. O aplicativo os nomeia assim:
| Etapa | Rótulo no aplicativo | Sua função | Quando é enviado |
|---|---|---|---|
| 1 | Primeiro Contato | Primeiro contato — despertar a curiosidade. O primeiro e-mail frio, sem contato prévio. | Dia 0 |
| 2 | Acompanhamento 1 | Lembrete sutil + novo gancho, para um lead que recebeu o e-mail mas não respondeu. | +3 dias |
| 3 | Acompanhamento 2 | Foco em valor, sem pressão. Um segundo acompanhamento com uma mudança de abordagem. | +6 dias |
| 4 | Finalização | Encerramento final respeitoso. O último e-mail antes do fim da sequência. | +9 dias |
Em alguns lugares, as mesmas etapas aparecem como Introdução Fria (Etapa 1), Acompanhamento 1 (Etapa 2), Acompanhamento 2 (Etapa 3) e Fechamento (Etapa 4). São os mesmos quatro e-mails.
Nota:A Finalização é o último e-mail. Depois dele, a sequência termina para aquele lead.
Como funciona o agendamento
A barra de cadência no Estúdio de E-mail mostra Day 0 · +3d · +6d · +9d. Além disso, três fatores decidem o momento exato em que um e-mail é enviado:
- Seu agendamento. Os e-mails são enviados apenas dentro do seu Período de envio (hora local) e nos dias que você escolheu em Enviar em. Quando o país do destinatário tem um único fuso horário, os envios são limitados pelo horário comercial local do destinatário.
- Ritmo. Cada envio aguarda um tempo aleatório de 30 a 120 segundos após o anterior. O Swashi nunca envia um lote inteiro de uma só vez.
- Limites diários seguros. O envio permanece dentro do Limite Diário da campanha e do limite de aquecimento de cada caixa de e-mail. Consulte Entregabilidade e aquecimento.
O Swashi também aplica um intervalo de 72 horas: um lead nunca recebe outro e-mail dentro de 72 horas após o último. Você não pode alterar essa configuração.
Interrupção ao receber resposta
A sequência prioriza a resposta. Uma resposta ou uma reunião agendada interrompe as etapas seguintes para essa pessoa. A mensagem dela chega na sua Caixa de Entrada Unificada, onde você pode responder a partir da sua própria caixa de e-mail.
Nota:As respostas são detectadas em provedores de e-mail que suportam monitoramento de entrada. O SendGrid é um serviço apenas de envio, portanto o monitoramento de respostas não está disponível para contas SendGrid.
Variáveis de personalização
Abaixo do corpo do e-mail, o aplicativo lista as variáveis que você pode usar:
| Variável | Preenchida com |
|---|---|
{first_name} | O primeiro nome do lead |
{business_name} | O nome da empresa do lead |
{city} | A cidade do lead |
{niche} | O nicho ou setor do lead |
{sender_name} | Seu nome como remetente |
Exemplo de linha de assunto do aplicativo: Dúvida rápida sobre {business_name}.
Para verificar como um lead verá um e-mail, olhe em PRÉ-VISUALIZAÇÃO — COMO OS DESTINATÁRIOS VEEM. As variáveis aparecem lá preenchidas.
Importante:Digite as variáveis exatamente como listadas, com chaves. Na etapa final antes do envio, o Swashi remove qualquer variável de mesclagem que não consiga preencher, para que nenhum e-mail seja disparado com um {token} bruto.
Editando uma etapa
- Na etapa Mensagem, use Etapa da sequência para abrir a etapa que deseja.
- Edite a Linha de assunto ou o Corpo do e-mail, ou clique em Regenerar para obter uma nova versão.
- Verifique a pré-visualização e, em seguida, avance para Agendar.
Solução de problemas
| O que você vê | Por quê |
|---|---|
| Um acompanhamento não foi enviado no dia 3 | O lead respondeu, hoje está fora do seu período ou dias de envio, ou o limite diário foi atingido. |
| "Sem leads elegíveis hoje — retoma na próxima execução agendada." | Todos os leads programados para hoje foram processados. A campanha continua na próxima execução. |
| "Limite mensal de envio atingido — retoma no dia 1." | A cota de prospecção mensal do seu plano foi esgotada. |
Próximos passos
Perguntas frequentes
Quando os e-mails de acompanhamento são enviados?+
O primeiro e-mail é enviado no dia 0, e os acompanhamentos nos dias 3, 6 e 9, a menos que o lead responda. Cada envio também ocorre dentro do período e dos dias que você definir.
O Swashi continua enviando e-mails para quem já respondeu?+
Não. Uma resposta ou uma reunião agendada interrompe as etapas seguintes para essa pessoa, e a resposta chega na sua Caixa de Entrada Unificada.
Quais variáveis de personalização posso usar?+
O aplicativo lista {business_name}, {first_name}, {city}, {niche} e {sender_name}. Elas são preenchidas para cada lead, e a pré-visualização mostra o que o destinatário vê.
Um lead pode receber dois e-mails no mesmo dia?+
Não. O Swashi aplica um intervalo de 72 horas entre e-mails para o mesmo lead, e essa configuração não pode ser alterada.
E se uma variável não puder ser preenchida para um lead?+
O Swashi verifica cada e-mail na última etapa antes do envio, então nenhum e-mail é disparado com uma variável de mesclagem não preenchida.