Hoe follow-ups en de timing van e-mails werken in Swashi
Ontdek hoe de 4-staps e-mailsequentie van Swashi werkt: Eerste contact, twee follow-ups en een Afsluiting op dag 0, +3, +6 en +9, en hoe deze stopt zodra een lead reageert.
- 1Schrijf de sequentie. Klik in de stap Bericht van E-mail Studio op Schrijf alle 4 stappen om het Eerste contact, Opvolging 1, Opvolging 2 en de Afsluiting te creëren.
- 2Controleer elke stap. Gebruik Sequentiestap om elke e-mail te openen en de onderwerpregel en E-mailtekst te controleren.
- 3Controleer de variabelen. Zorg ervoor dat variabelen zoals {first_name} en {business_name} exact gespeld zijn zoals ze onder de e-mailtekst vermeld staan.
- 4Bevestig de cadans. Controleer of de cadansbalk Dag 0, +3d, +6d en +9d toont en dat 4/4 stappen geschreven zijn.
- 5Stel het verzendvenster in. Kies in Schema de tijdzone, het verzendvenster en de verzenddagen, en klik vervolgens op Automatiseren.
Kijkt u liever? Deze tutorial doorloopt dezelfde stappen in de live app. Alle videotutorials →
Elke e-mailcampagne in Swashi is een sequentie van vier stappen: een Eerste contact op dag 0, Opvolging 1 op dag 3, Opvolging 2 op dag 6 en een Afsluiting op dag 9. Follow-ups worden alleen verstuurd als de lead niet heeft gereageerd, zodat niemand die antwoordt onnodig wordt benaderd. Deze pagina legt uit waar elke stap voor dient, hoe de timing wordt bepaald en hoe personalisatievariabelen werken.
Product: Lead Gen & Outreach Automatisering
Voordat u begint
U schrijft en controleert de sequentie in E-mail Studio, in de stap Bericht. Klik op Schrijf alle 4 stappen en Copy Intelligence schrijft alle vier de e-mails in één keer, op basis van het aanbod, de invalshoek en de toon die u hebt gekozen.
De vier stappen
Elke e-mail heeft zijn eigen doel. De app labelt ze als volgt:
| Stap | Label in de app | Doel | Wanneer verstuurd |
|---|---|---|---|
| 1 | Eerste contact | Eerste contact — wek nieuwsgierigheid. De eerste koude e-mail, zonder eerder contact. | Dag 0 |
| 2 | Opvolging 1 | Vriendelijke herinnering + nieuwe invalshoek, voor een lead die de e-mail heeft ontvangen maar niet heeft gereageerd. | +3 dagen |
| 3 | Opvolging 2 | Waarde voorop, lage druk. Een tweede follow-up met een andere invalshoek. | +6 dagen |
| 4 | Afsluiting | Respectvolle laatste afsluiting. De laatste e-mail voordat de sequentie eindigt. | +9 dagen |
Op sommige plekken verschijnen dezelfde stappen als Koude introductie (Stap 1), Follow-up 1 (Stap 2), Follow-up 2 (Stap 3) en Afsluiting (Stap 4). Dit zijn dezelfde vier e-mails.
Let op:De Afsluiting is de laatste e-mail. Daarna eindigt de sequentie voor die lead.
Hoe de timing werkt
De cadansbalk in E-mail Studio toont Dag 0 · +3d · +6d · +9d. Daarnaast bepalen drie factoren het exacte moment waarop een e-mail wordt verzonden:
- Uw schema. E-mails worden alleen verzonden binnen uw Verzendvenster (lokale tijd) en op de dagen die u hebt gekozen onder Verzenden op. Als het land van de ontvanger één tijdzone heeft, worden verzendingen beperkt tot de lokale kantooruren van de ontvanger.
- Spreiding. Elke verzending wacht een willekeurige periode van 30–120 seconden na de vorige. Swashi verstuurt nooit een hele batch tegelijk.
- Veilige daglimieten. De verzending blijft binnen het Daglimiet van de campagne en de opwarmlimiet van elke mailbox. Zie Deliverability en opwarmen.
Swashi past ook een afkoelperiode van 72 uur toe: een lead ontvangt nooit een nieuwe e-mail binnen 72 uur na de vorige. U kunt deze instelling niet wijzigen.
Stoppen na antwoord
De sequentie stopt zodra er een antwoord is. Een antwoord of een geboekte afspraak stopt verdere stappen naar die persoon. Hun bericht komt terecht in uw Unified Inbox, waar u kunt antwoorden vanuit uw eigen mailbox.
Let op:Antwoorden worden gedetecteerd bij mailboxproviders die inkomende monitoring ondersteunen. SendGrid is een dienst die alleen verzendt, dus antwoordmonitoring is niet beschikbaar voor SendGrid-accounts.
Personalisatievariabelen
Onder de e-mailtekst vermeldt de app de variabelen die u kunt gebruiken:
| Variabele | Ingevuld met |
|---|---|
{first_name} | De voornaam van de lead |
{business_name} | De bedrijfsnaam van de lead |
{city} | De stad van de lead |
{niche} | De niche of branche van de lead |
{sender_name} | Uw naam als afzender |
Voorbeeld van een onderwerpregel uit de app: Korte vraag over {business_name}.
Om te controleren hoe een lead een e-mail zal zien, kijkt u bij PREVIEW — HOW RECIPIENTS SEE IT. De variabelen worden daar ingevuld weergegeven.
Belangrijk:Typ variabelen exact zoals ze worden vermeld, inclusief de accolades. In de laatste stap voor verzending verwijdert Swashi elke 'merge token' die niet kan worden ingevuld, zodat er nooit een e-mail wordt verstuurd met een onverwerkte {token}.
Een stap bewerken
- Gebruik in de stap Bericht de optie Sequentiestap om de gewenste stap te openen.
- Bewerk de Onderwerpregel of E-mailtekst, of klik op Opnieuw genereren voor een nieuwe versie.
- Controleer de preview en ga dan verder naar Schema.
Probleemoplossing
| Wat u ziet | Oorzaak |
|---|---|
| Een follow-up is niet verstuurd op dag 3 | De lead heeft geantwoord, vandaag valt buiten uw verzendvenster of verzenddagen, of het daglimiet is bereikt. |
| "Vandaag geen geschikte leads meer — hervat bij uw volgende geplande run." | Elke lead die vandaag aan de beurt was, is verwerkt. De campagne gaat verder bij de volgende geplande run. |
| "Maandelijkse verzendlimiet bereikt — hervat op de 1e." | Het maandelijkse outreach-quotum van uw abonnement is opgebruikt. |
Volgende stappen
Veelgestelde vragen
Wanneer worden follow-up e-mails verstuurd?+
De eerste e-mail wordt verstuurd op dag 0, daarna volgen de follow-ups op dag 3, dag 6 en dag 9, tenzij de lead reageert. Elke verzending valt ook binnen het verzendvenster en de verzenddagen die u hebt ingesteld.
Blijft Swashi e-mails sturen naar iemand die heeft geantwoord?+
Nee. Een antwoord of een geboekte afspraak stopt verdere stappen naar die persoon, en het antwoord komt terecht in uw Unified Inbox.
Welke personalisatievariabelen kan ik gebruiken?+
De app vermeldt {business_name}, {first_name}, {city}, {niche} en {sender_name}. Deze worden voor elke lead ingevuld, en de preview toont wat de ontvanger ziet.
Kan een lead twee e-mails op één dag ontvangen?+
Nee. Swashi past een afkoelperiode van 72 uur toe tussen e-mails naar dezelfde lead. Deze instelling kan niet worden gewijzigd.
Wat gebeurt er als een variabele voor een lead niet kan worden ingevuld?+
Swashi controleert elke e-mail in de laatste stap voor verzending, dus er wordt nooit een e-mail verstuurd met een niet-ingevulde 'merge token'.